Top 7 thiết bị văn phòng cho người mới bắt đầu: nên sắm gì trước để không lãng phí

Top 7 thiết bị văn phòng cho người mới bắt đầu là câu hỏi lớn khi mới thuê mặt bằng. Ngân sách hạn chế nhưng ai cũng muốn trang bị đầy đủ ngay từ đầu. Kết quả thường là sắm lung tung, có thứ mua về rồi chẳng dùng tới mấy lần.

Danh sách dưới đây là nhóm thiết bị nên ưu tiên đầu tư trước cho văn phòng nhỏ mới mở. Mỗi thiết bị có tiêu chí chọn và giới hạn riêng cần cân nhắc theo quy mô thực tế. Chúng tôi chọn 7 mục này vì đây là thiết bị ảnh hưởng trực tiếp tới vận hành hằng ngày. Đây không phải thiết bị “cho có” ít dùng tới.

Thiết bị 1: Router/wifi mesh đủ mạnh cho toàn bộ diện tích văn phòng

Mạng chập chờn ảnh hưởng trực tiếp tới công việc, họp online, gửi email hằng ngày. Đây là lý do chúng tôi xếp thiết bị này lên đầu danh sách, dù nghe có vẻ đơn giản.

Wifi mesh là hệ thống gồm nhiều điểm phát sóng kết nối với nhau, giúp phủ wifi đều khắp không gian rộng.

• Phù hợp: văn phòng nhiều phòng, diện tích rộng cần phủ sóng đều, tránh tình trạng góc phòng này mạng yếu, góc kia mạng mạnh.
• Lưu ý: wifi mesh thường đắt hơn router thường 2-3 lần. Với văn phòng một phòng nhỏ, một router tốt là đủ dùng, chưa cần thiết ngay từ đầu.

Thiết bị 2: Máy in dùng chung tiết kiệm mực cho cả văn phòng

Mỗi người một máy in riêng vừa tốn chi phí đầu tư ban đầu, vừa khó quản lý mực in, giấy in khi mỗi máy dùng loại mực khác nhau.

• Phù hợp: văn phòng từ 5 người trở lên, có nhu cầu in ấn thường xuyên.
• Lưu ý: máy in dùng chung có thể gây chờ đợi vào giờ cao điểm, nhất là buổi sáng khi nhiều người cùng cần in tài liệu họp. Nên cân nhắc số lượng máy theo số nhân sự thực tế, không phải cứ một máy là đủ cho mọi quy mô.

Muốn tìm hiểu cách chọn máy in tiết kiệm mực phù hợp, có thể tham khảo máy in văn phòng dùng chung, chọn sao tiết kiệm mực in mà chúng tôi từng phân tích chi tiết.

Thiết bị 3: Thiết bị âm thanh cho phòng họp hybrid (trực tiếp kết hợp online)

Micro, loa laptop tích hợp thường không đủ rõ khi họp với người ở xa qua video call, nhất là phòng họp rộng có nhiều người ngồi cách xa laptop.

• Phù hợp: văn phòng thường xuyên họp với đối tác, khách hàng ở xa qua hình thức trực tuyến.
• Lưu ý: thiết bị âm thanh chuyên dụng có chi phí đầu tư ban đầu không nhỏ. Văn phòng ít họp online có thể chưa cần ngay, nên ưu tiên các thiết bị khác trước.

Nếu đang cân nhắc thêm màn hình cho phòng họp hybrid, có thể xem thêm màn hình LED cho phòng họp hybrid, có nên thay TV mà chúng tôi từng so sánh.

Thiết bị 4: Camera giám sát cơ bản cho khu vực ra vào và kho

Văn phòng nhỏ vẫn cần theo dõi an ninh, đặc biệt khu vực để tài sản, máy móc giá trị, dù quy mô chưa lớn như doanh nghiệp có nhiều chi nhánh.

• Phù hợp: văn phòng có tài sản cố định, cần theo dõi khi không có người trực, ví dụ buổi tối hoặc cuối tuần.
• Lưu ý: cần tính thêm chi phí lưu trữ dữ liệu hình ảnh, không chỉ chi phí mua camera ban đầu.

Có thể tham khảo thêm top 7 camera cho văn phòng chất lượng được nhiều doanh nghiệp tin dùng để hiểu rõ hơn dung lượng lưu trữ cần thiết cho từng loại camera.

Thiết bị 5: Máy hủy tài liệu để bảo mật thông tin nội bộ

Văn phòng xử lý hợp đồng, giấy tờ khách hàng cần hủy đúng cách thay vì vứt nguyên vào thùng rác, tránh rò rỉ thông tin nhạy cảm ra ngoài.

• Phù hợp: văn phòng có xử lý giấy tờ, hồ sơ chứa thông tin nhạy cảm như hợp đồng, thông tin cá nhân khách hàng.
• Lưu ý: văn phòng chủ yếu làm việc trên file điện tử có thể chưa cần mua ngay, vì nhu cầu thấp hơn văn phòng xử lý giấy tờ truyền thống.

Thiết bị 6: Ổ cứng ngoài hoặc thiết bị lưu trữ NAS cho dữ liệu chung

Dữ liệu quan trọng nếu chỉ lưu trên từng máy cá nhân dễ mất khi máy hỏng, thất lạc, hoặc nhân viên nghỉ việc mang theo laptop công ty.

NAS là thiết bị lưu trữ mạng, cho phép nhiều máy tính cùng truy cập một kho dữ liệu chung qua mạng nội bộ.

• Phù hợp: văn phòng cần chia sẻ file chung giữa nhiều nhân sự, lưu trữ lâu dài.
• Lưu ý: thiết lập NAS cần người có chút kiến thức kỹ thuật để cấu hình, không đơn giản như cắm dùng ngay như ổ cứng ngoài thông thường.

Thiết bị 7: Máy hút bụi văn phòng để duy trì không gian làm việc sạch sẽ

Văn phòng nhỏ thường không thuê dịch vụ dọn dẹp riêng, cần thiết bị cơ bản để tự duy trì không gian sạch sẽ hằng ngày.

• Phù hợp: văn phòng dưới 10 người, tự quản lý vệ sinh nội bộ mà không thuê ngoài.
• Lưu ý: nên chọn có dây hay không dây tùy diện tích và tần suất dùng, không phải loại nào cũng phù hợp mọi văn phòng. Văn phòng nhỏ, ít thảm trải sàn có thể chỉ cần loại cầm tay đơn giản, không cần đầu tư loại công suất lớn.

Bảng tổng hợp thứ tự ưu tiên đầu tư cho văn phòng mới mở

Danh sách dưới đây tổng hợp lại mức ưu tiên để bạn dễ lên kế hoạch mua sắm theo ngân sách:

• Router/wifi mesh: mức ưu tiên rất cao, phù hợp mọi quy mô, ưu tiên văn phòng nhiều phòng.
• Máy in dùng chung: mức ưu tiên cao, phù hợp từ 5 người trở lên.
• Thiết bị âm thanh họp hybrid: mức ưu tiên trung bình – cao, phù hợp văn phòng hay họp online.
• Camera giám sát cơ bản: mức ưu tiên trung bình, phù hợp văn phòng có tài sản cần theo dõi.
• Máy hủy tài liệu: mức ưu tiên trung bình, phù hợp văn phòng xử lý nhiều giấy tờ.
• Ổ cứng ngoài/NAS: mức ưu tiên trung bình, phù hợp khi cần chia sẻ dữ liệu chung.
• Máy hút bụi văn phòng: mức ưu tiên thấp – trung bình, phù hợp văn phòng dưới 10 người, tự dọn dẹp.

Nếu bạn cần thêm phần mềm hỗ trợ quản lý vận hành song song với các thiết bị này, có thể tham khảo thêm osttopstsoftware.net như một nguồn tham khảo giải pháp phần mềm cho văn phòng nhỏ.

Câu hỏi thường gặp

Văn phòng mới mở nên ưu tiên sắm thiết bị nào trước tiên?

Nên ưu tiên router hoặc wifi mesh trước tiên. Mạng ổn định ảnh hưởng trực tiếp tới mọi công việc hằng ngày, từ họp online đến gửi email, xử lý tài liệu trên cloud.

Có cần mua camera giám sát ngay từ đầu cho văn phòng nhỏ không?

Không nhất thiết ngay từ đầu nếu văn phòng chưa có nhiều tài sản giá trị. Có thể đầu tư sau khi các thiết bị vận hành cơ bản như wifi, máy in đã ổn định.

Máy in dùng chung có phù hợp với văn phòng dưới 5 người không?

Vẫn có thể dùng được, nhưng với quy mô này, một máy in cá nhân tốc độ vừa phải có thể đủ dùng. Không cần đầu tư máy in công suất lớn dành cho nhóm đông người.

NAS và ổ cứng ngoài khác nhau thế nào khi lưu trữ dữ liệu văn phòng?

Ổ cứng ngoài cắm trực tiếp vào một máy tính, chỉ máy đó truy cập được dễ dàng. NAS kết nối qua mạng nội bộ, cho phép nhiều máy tính cùng truy cập một kho dữ liệu chung cùng lúc.