Trong quá trình tư vấn công nghệ cho doanh nghiệp và văn phòng, chúng tôi từng gặp một công ty thương mại vừa đổi máy in văn phòng chỉ sau nửa năm dùng. Lý do không phải vì máy hỏng. Hóa đơn mực in mỗi tháng đã vượt cả tiền thuê máy ban đầu. Kế toán công ty đó hỏi chúng tôi một câu rất thật: mua máy mới có phải cách duy nhất không?
Câu chuyện này không hiếm gặp. Rất nhiều văn phòng nhỏ và vừa từng rơi vào đúng tình huống tương tự. Trong bài này, chúng tôi chia sẻ những điều đội ngũ rút ra được sau nhiều lần tư vấn chọn máy in dùng chung. Mong bạn tránh lặp lại sai lầm tốn kém đó khi chọn máy cho văn phòng mình.
Chi phí mực in là khoản chi thường bị đánh giá thấp khi chọn mua máy in văn phòng
Khi chọn mua máy in văn phòng, phần lớn người mua chỉ nhìn vào giá bán ban đầu. Một chiếc máy in phun giá hai triệu đồng nghe có vẻ hời hơn máy laser giá năm triệu. Nhưng đó mới chỉ là phần nổi của bài toán chi phí.
Chi phí thật nằm ở mực in, giấy và tần suất bảo trì trong suốt vòng đời sử dụng máy. Với máy in dùng chung cho cả phòng ban, tần suất in có thể lên tới vài nghìn trang mỗi tháng. Nếu chi phí mỗi trang in cao, con số cộng dồn sau một năm dễ vượt xa khoản chênh lệch lúc mua máy.
Chúng tôi từng gặp một xưởng thiết kế chọn máy in phun giá rẻ để in mẫu hàng ngày. Hộp mực chính hãng cho dòng máy đó có giá gần bằng một phần ba giá máy. Mỗi hộp lại chỉ in được khoảng ba trăm trang. Tính ra, chi phí mỗi trang in màu cao gấp bốn lần so với máy laser màu tầm trung. Sau nửa năm, họ đổi máy khác, chấp nhận mất luôn khoản đầu tư ban đầu.
Bài học ở đây khá rõ. Trước khi quyết định, doanh nghiệp nên hỏi nhà cung cấp chi phí mỗi trang in là bao nhiêu. Hỏi rõ cả bản đen trắng lẫn bản màu. Con số đó, nhân với số trang in dự kiến mỗi tháng, mới phản ánh đúng chi phí vận hành lâu dài.
So sánh chi phí giữa các loại máy in phổ biến cho văn phòng
Văn phòng hiện nay thường chọn giữa ba dòng máy chính: máy in phun, máy in laser và máy in đa chức năng. Mỗi dòng có cách tính chi phí khác nhau, mà người mua ít khi được giải thích rõ trước khi xuống tiền.
Laser, phun, hay đa chức năng: khác nhau ở đâu
Máy in laser dùng bột mực, gọi là toner, thay vì mực nước như máy in phun. Bột mực bám lâu hơn, ít bị khô khi máy để lâu không dùng, phù hợp với văn phòng in không đều đặn. Chi phí mỗi trang in đen trắng của máy laser thường dao động từ 200 đến 400 đồng. Con số này thấp hơn khá nhiều so với máy in phun cùng phân khúc.
Máy in phun lại có ưu thế khi in ảnh hoặc tài liệu cần màu sắc chi tiết. Nhưng với nhu cầu in văn bản hàng ngày của văn phòng, ưu thế đó gần như không phát huy được. Đầu phun dễ bị nghẹt nếu máy nghỉ lâu ngày, kéo theo chi phí sửa chữa phát sinh.
Danh sách dưới đây tóm tắt nhanh ba lựa chọn phổ biến, để bạn hình dung trước khi hỏi kỹ nhà cung cấp:
- Máy in laser đen trắng: chi phí mỗi trang thấp, in nhanh, bền khi dùng nhiều; giá máy ban đầu cao hơn máy in phun.
- Máy in phun: in màu đẹp, hợp in ảnh hoặc tài liệu ít; mực dễ khô, chi phí mỗi trang cao nếu in đều đặn.
- Máy in đa chức năng (in – scan – photocopy): một máy dùng chung nhiều việc, tiết kiệm diện tích và chi phí bảo trì so với mua riêng lẻ cho từng người; cần chọn công suất phù hợp với số người dùng, tránh quá tải.
Một điểm chúng tôi hay khuyên khách hàng là gộp máy in, máy scan và máy photocopy thành một thiết bị dùng chung. Cách này tốt hơn so với việc trang bị máy in riêng cho từng nhân viên. Một văn phòng mười người dùng chung một máy in đa chức năng, đặt ở khu vực chung. Cách này thường tốn ít chi phí bảo trì hơn so với năm máy in nhỏ đặt rải rác từng bàn.
Cách bố trí này còn giúp quản lý mực in dễ dàng hơn. Khi chỉ có một máy, bộ phận hành chính chỉ cần theo dõi một loại hộp mực. Không cần tồn kho nhiều loại mực cho từng máy lẻ. Đây cũng là nguyên tắc tương tự khi văn phòng đầu tư thiết bị dùng chung khác. Chẳng hạn, quyết định lắp camera giám sát cho văn phòng, thay vì để từng phòng ban tự trang bị riêng lẻ. Cách làm đồng bộ này giúp kiểm soát chi phí dễ hơn.
Những lưu ý khác trong tư vấn công nghệ cho doanh nghiệp và văn phòng về in ấn
Ngoài việc chọn đúng loại máy, cách quản lý in ấn hàng ngày cũng ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí. Nhiều văn phòng chọn được máy tốt nhưng vẫn tốn mực, vì thói quen in ấn chưa được kiểm soát.
Một vài quy định đơn giản có thể giúp giảm đáng kể lượng giấy và mực tiêu thụ mỗi tháng:
- Đặt mặc định in hai mặt cho toàn bộ máy trong văn phòng
- Giới hạn quyền in màu, chỉ cấp cho người thực sự cần dùng
- Yêu cầu xem trước bản in trước khi gửi lệnh, tránh in nhầm hoặc in lại nhiều lần
Đừng ham rẻ khi mua mực in thay thế
Một sai lầm khác chúng tôi thường thấy là ham rẻ khi mua mực in. Hộp mực trôi nổi, không rõ nguồn gốc, có giá chỉ bằng một nửa hàng chính hãng. Loại mực này dễ làm nghẹt đầu phun, ảnh hưởng đến chip điện tử bên trong máy. Nhiều trường hợp khiến máy hỏng hẳn trước cả thời hạn bảo hành.
Chi phí sửa chữa sau đó thường cao hơn nhiều so với khoản tiền tiết kiệm được từ mực rẻ ban đầu. Chúng tôi khuyên khách hàng nên dùng mực chính hãng. Nếu cần mực tái chế, hãy chọn đơn vị uy tín, có cam kết bảo hành rõ ràng.
Việc tối ưu chi phí văn phòng không chỉ dừng ở máy in. Nhiều khách hàng của chúng tôi, sau khi cắt giảm được chi phí mực in, bắt đầu dồn ngân sách sang mảng bán hàng online. Với nhóm này, đầu tư vào thiết kế website bán hàng chuyên nghiệp là bước đáng cân nhắc. Hiệu quả thường rõ hơn nhiều so với việc tiếp tục siết từng trang in.
Ngoài website bán hàng, một số văn phòng còn cân nhắc nâng cấp thiết bị phòng họp để làm việc hiệu quả hơn. Chúng tôi từng hỗ trợ khách hàng so sánh giữa TV thường và màn hình LED cho phòng họp hybrid. Đây cũng là quyết định cần cân đối giữa chi phí ban đầu và chi phí vận hành lâu dài. Cách tính không khác gì khi chọn máy in.
Một khoản chi khác hay bị bỏ sót là dịch vụ vệ sinh văn phòng định kỳ. Điều này càng quan trọng với văn phòng đặt nhiều máy móc, như máy in hay máy photocopy. Bụi giấy và mực tích tụ lâu ngày làm giảm tuổi thọ thiết bị. Khi chọn dịch vụ vệ sinh văn phòng, doanh nghiệp nên ưu tiên đơn vị có kinh nghiệm. Đơn vị đó cần biết cách vệ sinh khu vực đặt máy móc, tránh loại hóa chất gây hại đến linh kiện điện tử.
Kết luận
Chọn máy in dùng chung không phải là quyết định nên đưa ra chỉ dựa vào giá niêm yết trên tem sản phẩm. Con số đáng quan tâm hơn là chi phí mỗi trang in và tần suất sử dụng thực tế của văn phòng. Độ bền của máy khi vận hành liên tục nhiều giờ mỗi ngày cũng quan trọng không kém.
Nếu đội ngũ của bạn đang cân nhắc đổi máy in văn phòng, hãy hỏi nhà cung cấp ba con số cụ thể. Đó là giá hộp mực, số trang in mỗi hộp và chi phí bảo trì định kỳ. Ba con số này quan trọng hơn nhiều so với mức giá bán máy ban đầu. Chúng sẽ giúp văn phòng bạn tiết kiệm đáng kể chi phí mực in về lâu dài. Đây cũng là một trong những kinh nghiệm chúng tôi đúc kết được qua nhiều lần tư vấn công nghệ cho doanh nghiệp và văn phòng, không chỉ riêng với máy in.
